Por: Raquel Merced Calderón
I. Introducción
Cuando una abogada cesa su afiliación profesional con un bufete u oficina legal y se une a otro o abre su propia práctica, surgen dudas en torno a cómo cumplir cabalmente con sus obligaciones éticas y sus deberes hacia los clientes que atendía directamente y hacia la oficina legal o bufete del cual sale. Esas obligaciones se centran en el deber ético de proteger los intereses de los clientes, asegurar que la representación legal no sufra efectos adversos en los casos activos, evitar conflictos de intereses y no incurrir en solicitación prohibida de clientes. La American Bar Association (en adelante, “A.B.A.”) cuenta con dos opiniones formales que proveen guías útiles sobre la naturaleza de las obligaciones éticas en ese proceso de transición cuando una abogada abandona un bufete o una oficina legal.
La primera Opinión formal es la Número 99-414, del 8 de septiembre de 1999 (Opinión Núm. 99-414), en la cual se discute y analiza, al amparo de las Reglas Modelo vigentes para el 1999, las obligaciones tanto de la abogada saliente como del bufete, con énfasis en el tipo de comunicación que la abogada puede tener con los clientes del bufete o de la oficina legal al informar su salida y para poner sus servicios a disposición del cliente.[1] La segunda Opinión, de reciente adopción, es la Opinión formal Número 489 del 4 de diciembre de 2019 (Opinión Núm. 489) la cual precisa con mayor detalle las acciones que deben llevar a cabo tanto la abogada como el bufete al momento de la transición con miras a proteger los intereses del cliente.[2] Esta Opinión está dirigida a los procesos de transición en términos de manejo y preservación de documentos, propiedad y archivos electrónicos, y contiene recomendaciones específicas sobre la adopción por el bufete de políticas para manejar ese proceso de transición de forma ordenada, incluyendo recomendaciones sobre la validez de cláusulas contractuales entre el bufete y la abogada que pueden restringir la capacidad de la abogada de abandonar un bufete. La Opinión Número 489 también destaca que los bufetes no deben impedir que la abogada saliente provea una representación legal adecuada a los clientes en el proceso de transición.
Ambas opiniones de la A.B.A. son persuasivas en Puerto Rico ya que sus recomendaciones no han sido adoptadas por el Tribunal Supremo de Puerto Rico, excepto lo mencionado en In re Otero Calero y Pacheco Gómez.[3] Son de mucha ayuda puesto que no contamos con pronunciamientos detallados del Tribunal Supremo en la materia de los deberes éticos al cesar una relación profesional con un bufete o con una oficina legal. Aun cuando los Cánones de Ética Profesional disponen obligaciones claras y precisas en el ejercicio de la profesión legal, no proveen directrices o respuestas expresas sobre varias de las controversias de ética profesional que pueden surgir cuando una abogada mueve su práctica legal a otra entidad, oficina legal o bufete.
II. Opiniones formales de la A.B.A.: Opiniones Números 99-414 y 489.
A. El deber de divulgación cuando una abogada cambia de bufete o de oficina legal.
Las Opiniones de la A.B.A. aquí comentadas, detallan que tanto la abogada saliente como los miembros del bufete que permanecen afiliados a la entidad, especialmente aquellos que tienen responsabilidad de supervisión, deben informarles a los clientes asignados a esa abogada sobre su renuncia. Como el cliente tiene el derecho de seleccionar su representación legal, conocer que la abogada se va del bufete y obtener la información sobre dónde estará trabajando, puede ayudar a que el cliente determine si permanece con el bufete, si continua con la abogada en su nueva firma o sí se obtendrá otra representación legal. En función del derecho del cliente, la A.B.A. recomienda que de manera oportuna se le debe informar al cliente sobre la partida de la abogada para permitirles decidir quién asumirá su representación legal.[4]
La recomendación de la A.B.A. es que la divulgación se haga de manera conjunta para proteger los mejores intereses del cliente. Empero, no prohíbe que se haga unilateralmente, como aclara la Opinión Núm. 489.[5] De hecho, la Opinión Núm. 489 indica que cuando la abogada ha estado sustancialmente involucrada en los asuntos de un cliente, le debe comunicar a éste su salida del bufete u oficina legal. En torno a la divulgación, es crucial que la abogada y el bufete no incurran en representaciones falsas o que se presten a interpretaciones incorrectas. El bufete no puede frustrar el derecho de los clientes actuales de la abogada de elegir su representación legal, no le puede denegar a la abogada acceso a los archivos de los clientes, ni debe valerse de disposiciones contractuales que limiten los recursos de la abogada que aún permanece en el bufete proveer una representación legal adecuada.[6]
Tanto la Opinión de la A.B.A. 199-414 como la reciente Opinión 489, destacan que para evitar un conflicto de intereses, el bufete y la abogada deben trabajar en conjunto en el proceso de transición. Esto comienza desde la notificación al cliente que debe ser oportuna y preferiblemente en conjunto.
II. El contenido de la divulgación y comunicaciones entre la abogada saliente y los clientes.
Al amparo de la Regla Modelo de la A.B.A. 1.6, la Opinión Núm. 99-414 provee recomendaciones sobre el contenido de la notificación que la abogada saliente le puede enviar a los clientes que ha manejado dentro del bufete del cual se va y atiende con especificidad la interrelación de esa comunicación con la prohibición de solicitar clientes.[7] En Puerto Rico, dicha prohibición obra en el Canon 34 de Ética Profesional, el cual establece que una abogada en Puerto Rico no puede realizar contacto directo con aquellos clientes potenciales para llevar una causa de acción con el fin de beneficiarse.[8] En esencia, la Opinión Núm. 99-414 indica que una abogada le puede enviar notificaciones escritas o tener contacto en persona con sus clientes activos antes de renunciar y que esto no sería una solicitación de clientes. Incluso, la Opinión establece que la abogada saliente se puede comunicar con sus clientes activos antes de notificar su renuncia al bufete u oficina legal.[9]
Según recomienda la A.B.A. en la Opinión Núm. 99-414, la comunicación que la abogada puede tener con los clientes con los cuales tiene asuntos activos debe describir de manera justa las alternativas que tiene el cliente. En esta comunicación la abogada que se retira no debe instar al cliente a romper su relación con el bufete.[10] Puede indicar su voluntad y capacidad para continuar su responsabilidad en los asuntos en los que está trabajando actualmente.[11] También debe dejar claro que el cliente es quien tiene el derecho final de decidir quién continuará sus asuntos y no debe menospreciar el bufete al cual renuncia con el fin de llevarse al cliente.[12] La abogada le debe informar al cliente si podrá continuar su representación en su nuevo bufete.[13]
Si el cliente solicita más información sobre el nuevo bufete, la abogada debe proporcionar lo que sea razonablemente necesario para ayudar al cliente a tomar una decisión informada sobre la representación futura, incluyendo, por ejemplo, los honorarios y una descripción de los recursos disponibles en ese nuevo bufete para manejar el asunto del cliente.
La abogada que renuncia tiene prohibido hacer contacto en persona con clientes de ese bufete con quienes no tiene una relación profesional o familiar previa. Ahora bien, luego de salir del bufete, la abogada puede contactar a los demás clientes del bufete por escrito o por mensaje grabado. [14]
III. Consideraciones en función de proteger los intereses del cliente en el proceso de transición.
A. Manejo de la información del cliente para preservar información privilegiada y confidencial.
Las dos Opiniones Formales de la A.B.A. bajo análisis hacen hincapié en la importancia de un manejo adecuado de los archivos y la propiedad del cliente, sobre todo, para proteger su información confidencial y privilegiada.
Es posible que se deba divulgar a la nueva oficina legal cierta información limitada relacionada con esta representación. La abogada saliente puede divulgar aquella información confidencial que permita resolver un posible conflicto de intereses, siempre y cuando no comprometa el privilegio abogado-cliente.
La Opinión 489 aborda, además, el proceso para que la abogada saliente devuelva la propiedad del bufete y cumpla con sus deberes legales y contractuales hacia el bufete.[15] Las abogadas deben consultar, conocer y cumplir las políticas del bufete y con lo que se haya estipulado en el contrato con el bufete.[16] En particular, tanto la abogada como el bufete deben evaluar y cumplir con la normativa de propiedad intelectual para determinar cuáles documentos del cliente, la abogada que renuncia puede copiar o llevarse consigo.[17] A pesar de que las Opiniones Núms. 99-414 y 489 no contienen un análisis de deberes legales más allá de las Reglas Modelo, tanto la abogada que deja el bufete, como la oficina legal de la cual se va y a la que se incorpora, deben tener en cuenta todas las leyes que pueden estar implicadas en el proceso.[18]
B. Recomendaciones de la A.B.A. sobre adopción de políticas administrativas.
La Opinión Núm.489 recomienda que las personas encargadas de la administración del bufete deben establecer políticas administrativas razonables y normas de confidencialidad de la información del cliente y sobre su divulgación durante el proceso de transición.[19] Estas políticas deben estar dirigidas a no comprometer el privilegio abogado-cliente, por lo que se recomienda establecer procedimientos de eliminación o devolución de todos los datos electrónicos y en papel del cliente. Esto, en el caso de que la abogada no continúe la representación legal del cliente.[20] Estas políticas deben incluir que la abogada que se marcha del bufete y que no continuará con la representación legal del cliente, debe entregar toda aquella información confidencial del cliente que se encuentren en sus dispositivos electrónicos personales.[21] Esto incluye teléfonos celulares, computadoras portátiles, tabletas y discos de almacenamiento de la data.
Además, es importante la coordinación entre el bufete y la abogada saliente para garantizar un adecuado manejo de los registros electrónicos y del expediente del cliente. Indica la Opinión Núm. 489 que estos expedientes, ya sean electrónicos o en papel, deben estar organizados y actualizados para una eficiente transferencia de la información que es propiedad del cliente. Otra recomendación es que el bufete establezca un sistema de respuestas electrónicas automáticas por correo electrónico una vez la abogada abandona el bufete.[22]
Se recomienda que al establecer términos para el proceso de transición ordenada, los bufetes no impongan términos que puedan afectar la salida de la abogada del bufete y no deben establecer penalidades económicas.[23]
C. Recomendaciones sobre legalidad de requerir que la abogada saliente provea notificación previa dentro de determinado período.
La Opinión Núm. 489 se fundamenta en la Regla Modelo 5.6 para indicar que el bufete debe garantizar al cliente una transición fluida, por lo que los acuerdos de sociedad o contratos de empleo pueden exigir un período razonable de notificación que permita realizar un proceso de transición en protección de los intereses de los clientes.[24] Sin embargo, estos periodos no deben ser rígidos ni se deben aplicar de forma inflexible sin tomar en cuenta la opinión del cliente y tampoco pueden ser una forma de castigo ni se deben utilizar para retrasar que la abogada se vaya del bufete.[25]
La Regla Modelo 5.6, que le prohíbe a una abogada formar parte, ofrecer o realizar un acuerdo que restringe el derecho de una abogada de practicar la profesión luego de cesar una relación laboral o de sociedad para la práctica legal, no está adoptada en Puerto Rico. No existe un Canon de Ética que atienda ese asunto con particularidad. Sin embargo, es norma establecida en nuestra jurisdicción que el derecho de las abogadas de practicar la profesión es fundamental.[26] Es útil en este respecto tomar en cuenta que el Código Civil de Puerto Rico en su Artículo 1207 establece que “los contratos no pueden ser contrarios a las leyes, la moral o al orden público”.[27] Además, el Tribunal Supremo de Puerto Rico en el caso de Arthur Young & Company v. Virgilio Vega III y su progenie, ha establecido que las cláusulas de no competencia en contratos de empleo pueden afectar el principio de la Buena fe contractual, pueden ser excesivas y así afectar el interés público y el derecho al trabajo.[28] El Tribunal Supremo hizo una comparación con el ejercicio de la profesión legal y estableció que las cláusulas de no competencia en profesiones donde se establece una relación de información privilegiada entre el profesional y el cliente no son razonables, ya que se debe proteger la libertad del cliente en seleccionar a un abogado de confianza.[29] A nuestro juicio, el análisis de la A.B.A. sobre este respecto es muy persuasivo y materia de gran importancia en el ejercicio de la profesión en Puerto Rico ya que se puede limitar indebidamente no solo que el cliente haga una selección adecuada, libre y voluntaria de su representación legal, sino el derecho de las abogadas al ejercicio de su profesión.
D. Recomendaciones de la A.B.A. sobre acceso a los recursos en el proceso de transición.
En la Opinión Núm. 489 se enfatiza que el bufete no le puede restringir el acceso de la abogada a los recursos cuando aún se encuentra ofreciendo representación legal a los clientes.[30] Esto incluye el acceso a las herramientas de investigación, la asistencia del personal de apoyo y de otros abogados adjuntos al caso, el correo electrónico, archivos y sistemas electrónicos de los tribunales. Ello es así, porque mientras la abogada aún permanezca en el bufete se tiene que garantizar una representación competente y diligente.[31]
La A.B.A. también indica que los bufetes no pueden reasignar los casos de la abogada que renuncia, sin antes tomar en consideración la decisión del cliente y que se haya llevado a cabo un proceso de transición ordenado, adecuado y garantizando los mejores intereses de los clientes.[32] Se recomienda, además, que la abogada y el bufete adopten acuerdos sobre cómo van a manejar clientes nuevos que le lleguen a la abogada durante el período de transición.
III. Conclusión
La abogada que se va de una oficina legal o bufete y los miembros de la oficina o bufete que permanecen en la institución, deben cumplir con sus obligaciones éticas hacia los clientes, las cuales principalmente están basadas en los deberes de proteger los intereses de los clientes, su propiedad y su información confidencial. Se recomienda que los bufetes establezcan políticas que garanticen preservar la confidencialidad de la información del cliente. Es de crucial importancia permitirle al cliente tomar decisiones informadas sobre quién será su representante legal.
Las obligaciones éticas más importantes en un escenario de salida de una abogada de un bufete o de una oficina legal incluyen el deber de umbral de notificarles de inmediato a los clientes cuyos asuntos la abogada está trabajando activamente sobre la salida de la abogada.[33] Como deber ético reconocido en el Canon 19 del Código de Ética Profesional se le debe notificar al cliente de forma oportuna y adecuadamente sobre la salida de la abogada, se le debe mantener informado del proceso de transición, y se debe mantener su expediente actualizado y preservar la confidencialidad de su información.[34] Está transición debe ser ordenada por lo que tanto el bufete como la abogada deben realizar un proceso basado en la cooperación mutua.
La Opinión Núm. 489 desalienta que los bufetes establezcan términos indebidamente restrictivos de notificación de la salida de la abogada, ya que esto limita la libertad de selección del cliente, la libertad de contratación y puede ser un castigo a la abogada que se va.[35] Eso se desalienta particularmente cuando, por ejemplo, los expedientes de los clientes están al día, los clientes han elegido quién será su representante legal y la abogada ha cooperado en el proceso de facturación a los clientes.
Es menester destacar que aunque estas Opiniones de la A.B.A. no han sido adoptadas formalmente en nuestra jurisdicción, son persuasivas y sirven de guía sobre los deberes éticos aplicables cuando una abogada renuncia a un bufete u oficina legal. Además, establecen parámetros útiles para que los bufetes establezcan procedimientos y las políticas para llevar a cabo una adecuada transición a partir de la notificación de la renuncia y después de la misma. En Puerto Rico las abogadas deben tomar en cuenta que el Canon 20 del Código de Ética Profesional dispone que para que una abogada pueda renunciar a la representación de un cliente, debe obtener permiso del tribunal. Además, que debe tomar medidas razonables para evitarle perjuicios a los derechos de su cliente.[36] También le debe entregar al cliente su expediente, documentos y cualesquiera honorarios adelantados por servicios no prestados.[37] Sin embargo este Canon no especifica aquellos factores que se deben tomar en consideración en situaciones donde, la abogada trabaja para un bufete y cuáles son las implicaciones éticas si renuncia.
La Opinión Núm. 99-414 y la reciente Opinión Núm. 489 son un referente ilustrativo y persuasivo ya que discuten las implicaciones éticas más importantes sobre el proceso de renunciar a un bufete u oficina legal y transferir la práctica legal a otro lugar.[38]
*La autora, Raquel Merced Calderón, es estudiante de la Escuela de Derecho de la Universidad de Puerto Rico, candidata a graduación, Juris Doctor, (mayo 2020). La nota fue editada por la profesora Margarita Mercado Echegaray.
[1] Véase ABA Comm’n on Ethics & Prof’ l Responsibility, Formal Op. 414 (1999).
[2] Véase ABA Comm’n on Ethics & Prof’ l Responsibility, Formal Op. 489 (2019). https://www.americanbar.org/content/dam/aba/administrative/professional_responsibility/aba_formal_opinion_489.pdf.
[3] In re Otero Calero y Pacheco Gómez, 200 DPR 561, 582 (2018). (“el licenciado Pacheco Gómez debió notificar a su clienta de la renuncia al Bufete”.)
[4] Véase Formal Op. 489, supra nota 2, en la pág. 2. Véase Model Rules of Prof’ l Conduct r. 1.4 (Am. Bar Ass’ n 2019).
[5] Id. Formal Op. 489, supra nota 2, en la pág. 2. Véase también Model Rules of Prof’ l Conduct r. 1.6 (Am. Bar Ass’ n 2019).
[6] Véase Formal Op. 489, supra nota 2, en la pág. 2. Véase también Formal Op. 414, supra nota 1, en la pág. 3.
[7] Formal Op. 414, supra nota 1, en las págs.2-4.
[8] Cód. de Étic. Prof. 34, 4 LPRA Ap. IX, §34 (2012). La Regla Modelo de la A.B.A. 7.3, inciso (a) dice que:
Un abogado o una abogada no podrá solicitar clientes personalmente o mediante comunicación telefónica o electrónica en vivo, cuando el motivo principal del abogado o la abogada sea el ánimo de lucro, a no ser que la persona contactada: (1) sea un abogado o abogada; o (2) tenga una relación de parentesco, personal, cercana o haya tenido una relación profesional previa con el abogado o la abogada.
Centro de Ética Legal Universidad de Puerto Rico, Reglas Modelo de Conducta Profesional 2018, Regla 7.3 (a) (mayo 2018) http://eticalegal.org/wp-content/uploads/2018/05/Reglas-Modelo-Final-1.pdf.
[9] Véase Formal Op. 414, supra nota 1, en las págs. 2-3. Véase también Formal Op. 489, supra nota 2, en la pág. 3.
[10] Véase Formal Op. 414, supra nota 1, en la pág. 4.
[11] Formal Op. 414, supra nota 1, en las págs. 2-4.
[12] Id. en la pág. 4.
[13] Id. Véase Model Rules of Prof’ l Conduct r. 1.4 (Am. Bar Ass’ n 2019). Véase también Formal Op. 489, supra nota 2, en la págs. 2-3.
[14] Véase Model Rules of Prof’ l Conduct r. 7.3 (Am. Bar Ass’ n 2019).
[15] Véase Formal Op. 414, supra nota 1, en la pág. 4. Véase también Formal Op. 489, supra nota 2, en la pág. 5.
[16] Id.
[17] Id.
[18] Id.
[19] Véase Formal Op. 489, supra nota 2, en las págs. 4-5.
[20] Id.
[21] Id. en las págs. 4-5.
[22] Id. en la pág. 7
[23] Id. en la pág. 5.
[24] La Regla Modelo de la A.B.A. 5.6 indica que:
Un abogado o una abogada no participará en el ofrecimiento o constitución de: (a) un acuerdo de sociedad, accionistas, de operación, de empleo o cualquier otro tipo de acuerdo similar que restrinja el derecho de un abogado o de una abogada a ejercer la abogacía luego de expirar tal acuerdo, excepto que se trate de un acuerdo concerniente a los beneficios del retiro; o (b) un acuerdo transaccional que ponga fin a la controversia de su cliente en el cual se incluya una restricción al derecho del abogado a ejercer la abogacía.
Centro de Ética Legal Universidad de Puerto Rico, Reglas Modelo de Conducta Profesional 2018, Regla 5.6 (mayo 2018) http://eticalegal.org/wp-content/uploads/2018/05/Reglas-Modelo-Final-1.pdf.
[25] Formal Op. 489, supra nota 2, en las págs. 5-6 .
[26] Véase e.g. In re Soto Charraire, 186 D.P.R. 1019, 1028(2012) (“los procesos disciplinarios constituyen una interferencia con un derecho fundamental: el derecho de los abogados a ganarse el sustento”.).
[27] Cód. Civ. PR art. 1210, 31 LPRA §3375 (2015).
[28] Arthur Young & Company v. Virgilio Vega III, 136 DPR 157, 178-180 (1994).
[29] Id.
[30] Formal Op. 489, supra nota 2, en la pág.7.
[31] Formal Op. 489, supra nota 2, en la pág. 6.
[32] Id. en las págs. 5-7.
[33] Id. Model Rules of Prof’ l Conduct r. 1.4 (Am. Bar Ass’ n 2019). Véase Formal Op. 414, supra nota 1, en las págs. 2-3.
[34] Véase Cód. de Étic. Prof. 19, 4 LPRA Ap. IX, §19 (2012).
[35] Véase Formal Op. 489, supra nota 2, en las págs. 5-7.
[36] In re González Rodríguez, 201 DPR 174 (2018). En este caso el Tribunal reiteró la obligación que tiene una abogada de realizar todas aquellas gestiones necesarias antes de renunciar a la representación de un cliente que eviten el menoscabo de los derechos de su cliente tales como: notificarle de su renuncia; orientarle debidamente sobre la necesidad de una nueva representación legal cuando sea necesario; concederle tiempo para procurar una nueva representación legal; y advertirle sobre fechas límites y términos que impacten su causa de acción.
[37] Véase Cód. de Étic. Prof. 20, 4 LPRA Ap. IX, §20 (2012).
[38] Id. Véase Formal Op. 414, supra nota 1, en las págs. 1-7. Véase también Formal Op. 489, supra nota 2, en la pág. 8.