Por: Christian Barreda Pérez*
En esta nota analizamos interrogantes comunes en la práctica legal sobre la retención y el manejo de los expedientes que contienen documentos de casos y archivos de un cliente: ¿cuánto tiempo debe el abogado retener el expediente o los documentos de un cliente?; ¿está el abogado obligado a proveerle a su cliente copia física o impresa del expediente de su caso cuando el mismo se ha mantenido en formato digital?; y ¿puede un abogado cobrar por los gastos incurridos al convertir el expediente electrónico a papel?
Actualmente no contamos con una ley ni un Canon de Ética Profesional que regule el periodo de retención de un expediente o de los documentos propiedad de un cliente ni el formato en el cual el abogado le debe entregar al cliente el expediente del caso. Tampoco contamos con normas o directrices del Tribunal Supremo de Puerto Rico sobre el ámbito de la responsabilidad del abogado de mantener el expediente y los documentos de un cliente. Esto, a pesar de que estamos en una era en la que los tribunales locales y federales ya exigen la presentación electrónica de documentos y notifican sus órdenes y dictámenes en formato electrónico.
No hay duda de que el abogado tiene un deber de competencia, diligencia y lealtad hacia su cliente, al igual que el deber de mantenerlo informado. Como parte de estos deberes, el abogado debe mantener un expediente sobre los asuntos en los cuales ha representado a su cliente. Para salvaguardar sus responsabilidades éticas es importante que el abogado adopte un sistema o protocolo sobre manejo y retención de los expedientes y documentos de un cliente y que le informe al cliente sobre el mismo.
El Canon 20 de Ética Profesional sobre la Renuncia de Representación Legal ordena que “[a]l ser efectiva la renuncia del abogado debe hacerle entrega del expediente a su cliente y de todo documento relacionado con el caso”.[1] Así, el abogado tiene el deber de entregarle el expediente al cliente cuando culmina la relación profesional, pero el Canon 20 no indica en qué formato debe entregar el mismo. Esa laguna o silencio puede responder a que en el momento en que se adoptó el Código de Ética Profesional no existía la internet ni los medios de comunicación electrónica que hoy conocemos. Por su naturaleza y propósitos, además, el Canon tampoco atiende el común escenario en el que el abogado no renuncia a un caso, sino que cumple su cometido o termina sus gestiones profesionales y debe entonces determinar cómo y hasta cuándo retener el expediente o los documentos de un cliente.
Aún cuando en Puerto Rico no contamos con parámetros o directrices con relación al tiempo en el que un abogado debe conservar el expediente de un cliente luego de haber cesado la relación abogado-cliente, la American Bar Association (en adelante, “la A.B.A.”) ha discutido y comentado el asunto y las Reglas Modelo de la A.B.A. proveen un referente útil y persuasivo en la materia. Además, diversas jurisdicciones estatales de los Estados Unidos han adoptado leyes, reglas o recomendaciones al respecto.
La Regla Modelo 1.15 de la A.B.A. atiende lo relacionado con el manejo y preservación de los bienes del cliente y dispone que el término razonable para que el abogado retenga los bienes del cliente es de cinco años luego de culminar la relación abogado cliente.[2] Varios estados han adoptado dicha Regla Modelo con modificaciones. Por ejemplo, los estados de Alabama, Georgia, Dakota del Norte y Carolina del Sur, entre otros, han incrementado el término de retención de los bienes del cliente a seis años.[3] Estados como Colorado, Illinois, Mississippi y Nevada han adoptado términos de retención de siete años.[4]
En el Estado de California se les recomienda a los abogados que deben tratar de comunicarse con el cliente y obtener su consentimiento para destruir o botar su expediente, a menos que el abogado tenga razón para creer que alguna ley requiera la preservación de algún documento o la destrucción del mismo cause algún perjuicio al cliente.[5] De proceder la destrucción de los documentos, el abogado debe asegurarse de salvaguardar la confidencialidad de los documentos y los derechos del cliente.[6]
Dentro de los documentos que el abogado no debe destruir se encuentran: (1) correos electrónicos; (2) documentos de litigio; (3) mociones; (4) órdenes, y (5) sentencias. Es razonable, además, que los abogados no destruyan documentos originales pertenecientes a cualquier dependencia del Estado, planos, testamentos, copias de escrituras u otros documentos de importancia establecidos por ley.[7] Sin el consentimiento del cliente, el abogado tampoco debe destruir documentos que el cliente le haya entregado ni documentos que el cliente podría necesitar en trámites legales o en reclamaciones futuras.[8] De proceder la destrucción, el abogado debe asegurarse de salvaguardar la confidencialidad de los documentos y los derechos del cliente.[9]
Por otro lado, en cuanto al medio de preservar los expedientes y entregarlos al cliente, es ilustrativa una opinión del 2014 del North Carolina State Bar en la que se proveen sugerencias sobre quién debe asumir los costos de producirle el expediente al cliente. Acerca de la solicitud de documentos por un cliente, su respectivo formato y el costo del mismo, dicha opinión expresa que:
“A lawyer should in most instances bear the reasonable costs of retrieving and producing electronic records for a departing client. However, a lawyer or law firm may charge a client the expense of providing electronic records if the client asks the lawyer or law firm to do any of the following: (1) convert electronic records from a format that is already accessible using widely used or inexpensive business software applications; (2) convert electronic records to a format that is not readily accessible using widely used or inexpensive business software applications; or (3) provide electronic records in a manner that is unduly expensive or burdensome.”[10]
El Bar de Washington D.C. permite que los abogados mantengan el expediente de un cliente exclusivamente en formato electrónico, pero destaca que deben ser cuidadosos con las restricciones de algunos documentos.[11] También recomienda que en el contrato de abogado-cliente se pacte quién se encargará de los gastos en el cambio de formato del expediente del cliente, si es que el cliente así lo solicita.[12] De no existir un pacto inicial sobre el formato en el que se mantendrá el expediente ni sobre quién se hará cargo de los costos de reproducirlo o mantenerlo, se indica que el abogado debe satisfacer una solicitud razonable del cliente para que se produzca el expediente y que en la mayoría de los casos el cliente es quien debe incurrir en los gastos de convertir el archivo electrónico que se mantuvo adecuadamente como tal, a formato impreso.[13]
Según el Bar de Washington D.C., el único momento en el que el abogado debe asumir el costo de convertir el expediente electrónico a papel, es cuando se encuentre ante una de la siguientes situaciones.[14] El abogado debe sufragar los costos de conversión a papel si: (1) el cliente o su nueva representación legal no pueden acceder los archivos electrónicos sin costos irrazonables o carga indebida, y (2) la necesidad del cliente de obtener los récords en papel pesa más que la carga impuesta al abogado que debe proveer las copias impresas.[15]
La buena práctica apunta a que estos asuntos formen parte del contrato de servicios profesionales que el Canon 24 del Código de Ética Profesional recomienda que el abogado suscriba con el cliente al inicio de la relación abogado-cliente.[16] Es durante esta etapa que se debe discutir la manera en que se mantendrán los archivos del cliente, así como la forma en que se proveerán las copias de los documentos del caso al cliente cuando este lo requiera. Parece esencial que el contrato de servicios profesionales aclare estos detalles, así como que disponga quién asumirá los costos de reproducción de los documentos del expediente de estos ser requeridos por el cliente, máxime cuando una gran cantidad de documentos se han generado digitalmente por orden del tribunal.
Aun en ausencia de un contrato que disponga sobre la retención y el medio de entrega de un expediente, el abogado debe utilizar su buen juicio profesional, sujeto a sus deberes éticos de competencia y diligencia, y debe tomar en consideración todos los factores relevantes, entre otros, la facilidad de acceso al expediente electrónico por parte del cliente o de su nueva representación legal, el volumen del expediente, las destrezas tecnológicas de su cliente y su situación económica.
Tras un análisis de cómo varias jurisdicciones atienden el tema del tiempo y el medio para retener y entregarle los expedientes o documentos de un cliente, entendemos que un término de cinco a siete años debe ser suficiente y razonable para mantener el expediente de un cliente sobre asuntos cerrados o terminados o de clientes a quienes ya no se le rinden servicios. Ello así, siempre y cuando el abogado sea diligente al tratar de comunicarse con el cliente antes de destruir los documentos o de deshacerse del expediente. El abogado debe ejercer su buen juicio profesional al destruir documentos, de modo de no destruir documentos originales o documentos importantes que no se pueden sustituir, tomando en cuenta cualquier requisito legal aplicable más allá de las obligaciones éticas de la profesión legal. Estas recomendaciones son solo unas guías, puesto que el Tribunal Supremo de Puerto Rico no se ha expresado y no se ha aprobado legislación al respecto en nuestra jurisdicción.
El abogado debe utilizar la prudencia a la hora de decidir si le estará cobrando a su cliente por la reproducción en papel de su expediente. Es razonable que en muchos casos el cliente tenga que costear los gastos de impresión cuando el abogado le ha ofrecido la opción de obtenerlo en formato digital y sujeto a que tal opción no luce gravosa para el cliente. Pero el abogado siempre debe actuar teniendo en cuenta el balance de intereses entre la necesidad del cliente de tener el expediente en papel y el peso económico de reproducirlo para el abogado. Como indica el Canon 24 “[l]a fijación de honorarios profesionales debe regirse siempre por el principio de que nuestra profesión es una parte integrante de la administración de la justicia y no un mero negocio con fines de lucro”.[17]
* El autor, Christian Barreda Pérez, es estudiante de tercer año de la Escuela de Derecho de la Universidad de Puerto Rico, candidato a graduación, Juris Doctor (mayo 2020). La nota fue redactada en conjunto con la profesora Margarita Mercado Echegaray. Una versión inicial del análisis del tema fue preparada por la alumna Shemmylee Burgos (J.D.) durante el año académico 2018-2019.
[1] Cód. Étic. Prof. 2, 4 LPRA Ap. IX § 20.
[2] Regla Modelo de la A.B..A 1.15(a) dispone, en su parte pertinente, lo siguiente sobre la protección de los bienes del cliente:
Un abogado o una abogada deberá mantener los bienes de su cliente o de terceras personas que estén bajo su custodia con relación a la representación, separados de los propios. Los fondos de clientes o de terceras personas los deberá mantener en la jurisdicción donde el abogado o la abogada mantiene oficina, en una cuenta separada de la cuenta del bufete o en algún otro lugar con el consentimiento de su cliente o de la tercera persona. Bienes de otra naturaleza se identificarán como tales y se custodiarán apropiadamente. El abogado o la abogada llevará récord detallado de tal cuenta y de otros bienes, los cuales deberán conservarse por un período de [cinco años] después de concluida la representación legal. (énfasis suplido)(traducción suplida).
[3] A.B.A. Informal Opinion 1384 (1977) disponible en https://www.google.com/search?q=ABA+ Informal +Opinion+1384+&ie=utf-8&oe=utf-8&client=firefox-b (última visita 27 de marzo de 2010); véase además e.g. Alabama Rules of Professional Conduct Rule 1.15 (b); Georgia Rules of Professional Conduct § 1.15(I); North Dakota Rules of Professional Conduct § 1.15(h); South Carolina Rules of Professional Conduct § 1.15(i).
[4] Colorado Rules of Professional Conduct §§ 1.15D; Illinois Rules of Professional Conduct § 1.15(a); Mississippi Rules of Professional Conduct § 1.15(a); Nevada Rules of Professional Conduct § 1.15(a).
[5] California Ethics Opinion 157 (2001).
[6] 38 SEP-Col. Law. 103.
[7] A.B.A. Informal Opinion 1384, supra nota 4.
[8] Id.
[9] Id.
[10] North Carolina State Bar Formal Ethics Opinion 15 (2013) (adoptada 24 de enero de 2015).
[11] D.C. Bar Ethics Opinion 357 (2010).
[12] Id.
[13] Id.
[14] Id.
[15] Id.
[16] Cód. Étic. Prof. 2, 4 LPRA Ap. IX § 24.
[17] Id.